Excel den veri aktarımını nasıl gerçekleştirebilirim?
- Hangi alanda aktarım yapılıyorsa (stok, cari, fatura, vb) sistem ve kullanıcı için elzem olan alanları içeren bir Excel dosyası oluşturulmalıdır.
- Örn: Stok Aktarımı; Stok Kodu, Adı, Birimi, Markası, (eğer farklılık varsa) Kdv oranları, Fiyatı, Grup ve Özel Kodları vb. sütunlardan oluşan bir Excel tablosu ile aktarım gerçekleştirilebilir.
- Kart aktarımlarında her tür için ayrı bir Excel oluşturulması en sağlıklı sonucu verecektir. Örn: Hammaddeleri bir liste, Mamülleri bir liste vb.
- Sistem Grup-Özel Kodları ve Markaları otomatik aktarımda açacaktır. Ama sadece kod kısmına bilgiyi yazar. İstenirse bu listelerinde aktarımları mevcuttur.
- Cari kart içindeki Vergi Dairesi, Şehir ve Ülke bilgileri DİA içerisinde kart olarak tutulduğundan aktarımda açılması mükerrer kayıta sebebiyet verir. Bu alanları kart olması, mükerrer kayıtları engellemek olduğundan mantığa ters bir işlem olacaktır. Bu yüzden aktarımdan önce bu alanları Excel içerisinden eşitlenmesi önerilmektedir. Örn; Şişli, Şili, Sisli, Şışlı vb kayıtların hepsinde Şişli yazılması sağlamak.
- Excel dosyasının Excel 97-2003 Çalışma Kitabı formatında kayıt edilmesi gerekmektedir. Sistem başka format ile çalışmamaktadır.
- Sistemin, Excel’deki rakam alanlarını verdiğiniz şekilde, herhangi bir düzenleme yapmadan almasını istemiyorsanız, Excel içerisinden her rakam içeren sütunu ayrı ayrı “Veri” alanındaki “Metni Sütunlara Dönüştür” işlemi ile tüm içeriklerinizi metne çevirebilirsiniz. Bu şekilde datanız bozulmadan aktarılacaktır.
- Stok, Cari gibi kart olarak aktarılacak kayıtlarda her satır bir kartı temsil edecek şekilde Excel içeriği hazırlanmalıdır. Stok ve Cari gibi kartlar için birden fazla birim, adres gibi alanlar tanımlanabilmektedir. Bu tarz çoklu birimi, adresi kartlar ya da fatura, irsaliye vb evraklarda Excel dosyasını ana kartın ya da evrağın bilgisini ve veri satırlarını içeren bilgilerden oluşmalıdır.
- Bu satırlar kod (stok, cari veya evrak numarası) sayesinde kart ya da evrak satırların bağlanmış olur.
- Bu işlem için DİA Veri Aktarım ekranında, Aktarım yönü içe seçildikten sonra, Tablo içerisinden Aktarım Yapılacak Veriler’den biri seçilir. Bu ürün için kullanılabilecek yöntemlerden “Excel(Özel Tanım)” seçilir, F5 Devam ile diğer ekrana geçiş yapılır.
- Burada Dosya, Excel Kural Tanımı ve Eşleşme Şablonu tanımları yaparız.
- Excel Kural Tanımı : Excel dosyasında var olan sütunların, tanım tablosunda hangi alana yazacağının atandığı ekrandır.
- Eşleşme Şablonu : Örn; carinin kodunu KM-012458’den 0000174 olarak değiştirdim, evrak aktarımı yaparken Eşleşme Şablonunda Önceki ve Sonraki Değerlerine atadığımda evrağın carisini 0000174 olarak aktaracaktır.
- Gelen seçeneklere göre, öntanımlı şube – depo, kod varsa hata verme-devam etme vb gibi işlemler ayarları da yaparak aktarımı başlatabiliriz.
- Belirtilen tüm ayarlamaları tamamladıktan sonra başlatılan aktarım sıkıntısız gerçekleşecektir.
- Aktarılamama hatası alınırsa hazırlanan Excel’i başlıklarla dolu bölümü kopyalanıp yeni açılmış bir Excel sayfasına değerleri yapıştırılarak, Excel 97-2003 Çalışma Kitabı formatında kayıt edip yeni dosya ile aktarım sağlanabilir.
